Uzņēmuma procesu automatizācija ļauj samazināt manuāli veicamo darbību skaitu, savienot dažādas sistēmas un iegūt svarīgāko informāciju vienuviet.
Mūsdienās automatizācija nav paredzēta tikai lieliem uzņēmumiem. Arī mazs uzņēmums var izmantot individuāli izstrādātus digitālos risinājumus, kas pielāgoti tā ikdienas vajadzībām.
E-pastu apstrādes automatizācija
E-pasts joprojām ir viens no galvenajiem saziņas kanāliem uzņēmējdarbībā. Taču regulāra iesūtnes pārbaudīšana var traucēt koncentrēties uz citiem uzdevumiem.
Izmantojot automatizāciju, iespējams:
- Automātiski reģistrēt saņemtos un nosūtītos e-pastus.
- Atpazīt klientu atbildes un sasaistīt tās ar CRM ierakstiem.
- Sekot līdzi nosūtīto e-pastu skaitam.
- Saņemt paziņojumus par jaunām klientu atbildēm.
- Attēlot e-pastu statistiku vienotā informācijas panelī.
Rezultāts: darbiniekam nav nepārtraukti jāatver e-pasta programma, lai pārbaudītu, vai saņemta jauna atbilde.
CRM sistēmas savienošana ar citām programmām
CRM jeb klientu attiecību pārvaldības sistēma palīdz uzglabāt informāciju par klientiem, piedāvājumiem un sadarbības vēsturi.
Tomēr daudz lielāku ieguvumu iespējams panākt, ja CRM ir savienota ar citām uzņēmuma izmantotajām programmām.
Piemēram, izmantojot API (Application Programming Interface), iespējams savienot CRM ar e-pastu, mājaslapas kontaktformām, rezervāciju sistēmām vai individuāli izstrādātu datora programmu.
Šādā veidā dati starp sistēmām var tikt apmainīti automātiski, samazinot nepieciešamību vienu un to pašu informāciju ievadīt vairākas reizes.
Reāls piemērs – individuāli izstrādāta datora programma uzņēmuma darba pārraudzībai
Viens no praktiskiem automatizācijas piemēriem ir manis izstrādāta datora programma, kas ar API palīdzību savienota ar CRM sistēmu un e-pastu.
Programmas mērķis ir vienkāršs – nodrošināt, lai svarīgākā uzņēmuma darba informācija būtu redzama vienuviet, nepārslēdzoties starp vairākām sistēmām.
Kā darbojas programma?
Ieslēdzot datoru, informācijas panelī iespējams redzēt:
- Šodien nosūtītos e-pastus – cik klientiem nosūtīti ziņojumi.
- Saņemtās atbildes – cik klientu ir atbildējuši uz nosūtītajiem piedāvājumiem.
- Šodienas mērķus – kādi rezultāti jāsasniedz konkrētajā dienā.
- Dienas uzdevumus – kuri darbi vēl jāizpilda un kuri jau ir paveikti.
- Perioda mērķus – iespēju sekot līdzi progresam ilgākā laika posmā.
- Mērķu izpildes progresu – cik daudz no plānotā jau ir sasniegts.
Programma regulāri, aptuveni reizi minūtē, atjauno informāciju no savienotajām sistēmām.
Tas nozīmē, ka nav nepieciešams visu laiku atvērt e-pastu, pārbaudīt CRM vai manuāli skaitīt paveiktos darbus. Svarīgākie rādītāji ir pieejami datora ekrānā gandrīz reāllaikā.
Kāpēc šāds risinājums ir noderīgs?
Iedomāsimies uzņēmumu, kura ikdienas mērķis ir sazināties ar 20 potenciālajiem klientiem.
Bez automatizācijas darbiniekam regulāri jāpārbauda nosūtītie e-pasti, jāatjauno uzskaites tabula un jāseko līdzi klientu atbildēm.
Savukārt automatizētā informācijas panelī uzreiz iespējams redzēt, piemēram:
- Dienas mērķis: 20 klientu uzrunāšana.
- Nosūtīti: 14 e-pasti.
- Atlikušais mērķis: 6 e-pasti.
- Saņemtas: 3 klientu atbildes.
- Dienas mērķa izpilde: 70%.
Šie skaitļi ir ilustratīvs piemērs, taču parāda, kā vienkāršs informācijas panelis var palīdzēt plānot ikdienas darbu.
Šāda programma var būt īpaši noderīga pārdošanas speciālistiem, mazo uzņēmumu īpašniekiem, projektu vadītājiem un komandām, kurām svarīgi sekot līdzi darba rezultātiem.
Klientu pieteikumu automatizācija
Vēl viens process, kuru iespējams automatizēt, ir klientu pieteikumu apstrāde.
Piemēram, klients aizpilda kontaktformu uzņēmuma mājaslapā. Tā vietā, lai informācija vienkārši nonāktu e-pastā, sistēma var automātiski:
- Reģistrēt pieteikumu datubāzē vai CRM.
- Nosūtīt klientam apstiprinājumu.
- Informēt atbildīgo darbinieku.
- Piešķirt pieteikumam statusu.
- Saglabāt pieteikuma apstrādes vēsturi.
Tādējādi uzņēmumam ir vieglāk kontrolēt klientu pieprasījumus un samazināt risku, ka kāds pieteikums paliek nepamanīts.
Automātiskie atgādinājumi un paziņojumi
Daudzos uzņēmumos atkārtojas situācijas, kad klientiem vai darbiniekiem nepieciešams nosūtīt atgādinājumus.
Automatizācija var palīdzēt, piemēram, ar:
- Rezervāciju apstiprinājumiem.
- Atgādinājumiem pirms plānotas vizītes.
- Paziņojumiem par pasūtījuma statusu.
- Atgādinājumiem par neizpildītiem uzdevumiem.
- Klientu informēšanu par pakalpojuma termiņa beigām.
Šādi paziņojumi var tikt nosūtīti automātiski, balstoties uz datumu, statusu vai konkrētu notikumu sistēmā.
Automātiska atskaišu sagatavošana
Uzņēmuma vadītājam ir svarīgi saprast, kādi rezultāti tiek sasniegti.
Ja dati atrodas dažādās sistēmās, atskaišu sagatavošana var aizņemt daudz laika.
Izmantojot individuālu informācijas paneli, iespējams automātiski apkopot:
- Dienas, nedēļas un mēneša rezultātus.
- Klientu pieteikumu skaitu.
- Nosūtīto e-pastu un saņemto atbilžu statistiku.
- Uzdevumu izpildes progresu.
- Plānoto un sasniegto mērķu salīdzinājumu.
Atkarībā no uzņēmuma vajadzībām šos datus iespējams attēlot diagrammās, tabulās vai vienkāršos progresa indikatoros.
Individuāli risinājumi dažādu sistēmu savienošanai
Ne vienmēr uzņēmumam nepieciešams iegādāties jaunu un sarežģītu programmatūru.
Dažkārt pietiek savienot jau izmantotās sistēmas, lai būtiski uzlabotu darba organizāciju.
Piemēram:
- Mājaslapu savienot ar CRM.
- E-pastu savienot ar klientu datubāzi.
- Rezervāciju sistēmu savienot ar automātiskajiem paziņojumiem.
- Noliktavas sistēmu savienot ar pasūtījumu pārvaldību.
- Vairāku sistēmu datus attēlot vienā datora programmā.
Izmantojot API integrācijas un individuālu programmatūras izstrādi, iespējams izveidot risinājumu, kas atbilst konkrēta uzņēmuma darba procesiem.
Cik daudz laika iespējams ietaupīt?
Ietaupījums ir atkarīgs no tā, cik bieži konkrētais uzdevums tiek veikts un cik lielu daļu iespējams automatizēt.
Piemēram, ja darbinieks ikdienā 30 minūtes pavada, pārbaudot informāciju vairākās sistēmās, un automatizācija šo laiku samazina līdz 10 minūtēm, vienā darba dienā tiek ietaupītas 20 minūtes.
Pie 22 darba dienām tas veido aptuveni 7 stundas un 20 minūtes mēnesī.
Tas ir aprēķina piemērs, nevis garantēts rezultāts. Taču tas parāda, ka arī nelielu ikdienas darbību automatizācija ilgtermiņā var sniegt ievērojamu ieguvumu.
Vai procesu automatizācija ir piemērota arī mazam uzņēmumam?
Jā. Automatizācijas risinājumu iespējams izstrādāt atbilstoši uzņēmuma lielumam, budžetam un konkrētajām vajadzībām.
Nav nepieciešams uzreiz automatizēt visu uzņēmuma darbību.
Bieži vien labākais sākums ir viena atkārtota procesa identificēšana – piemēram, klientu pieteikumu reģistrēšana, e-pastu uzskaite vai ikdienas rezultātu apkopošana.
Pēc tam risinājumu iespējams pakāpeniski papildināt ar jaunām funkcijām.
Noslēgumā – tehnoloģijām jāstrādā uzņēmuma labā
Uzņēmuma procesu automatizācija nav tikai veids, kā samazināt manuālu darbu. Tā palīdz iegūt pārskatāmāku informāciju, ātrāk reaģēt uz klientu pieprasījumiem un efektīvāk organizēt ikdienas uzdevumus.
Arī vienkārša datora programma, kas savienota ar CRM un e-pastu, var būtiski mainīt to, kā uzņēmuma vadītājs seko līdzi saviem rezultātiem.
EJ Portfolio izstrādāju individuālus digitālos risinājumus, API integrācijas un procesu automatizācijas sistēmas uzņēmumiem.
Ja arī Jūsu uzņēmumā ir atkārtoti uzdevumi, kuri aizņem pārāk daudz laika, iespējams, tos var automatizēt.
Pastāstiet par savu ideju – kopā izvērtēsim, kā tehnoloģijas var palīdzēt Jūsu uzņēmumam strādāt efektīvāk.
Uzzināt vairāk par procesu automatizāciju
Visi raksti